Una buena coordinación de equipos multidisciplinares: una herramienta de avance

Tips para sacar el máximo rendimiento a las reuniones de empresa

 El avance hacia una mejora continua es una de las señas de identidad de Dacsa Group, llevar a cabo reuniones interdepartamentales en las que compartir experiencias y tomar decisiones es vital para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Si siempre te has preguntado cómo organizar una reunión empresarial, aquí tenemos la respuesta.

 Elena Subiela es nuestra experta en estos temas, trabaja en Dacsa Group desde el año 2011, donde empezó como Group Shipment Execution Coordinator y en apoyo al departamento financiero. Tras varios años desarrollando diversas tareas incluyendo las relacionadas con la optimización de compras, en la actualidad es Adjunta a Dirección y Corporate Executive Coordinator en Dacsa Group.

Entre una de sus responsabilidades, destaca la coordinación del Comité de Dirección y la organización de reuniones, con el objetivo de dinamizar al máximo las mismas para una mejor toma de decisiones en la compañía, cohesionando las diferentes líneas de trabajo siempre orientadas a resultados y enfocadas a nuestro espíritu de mejora continua.

Conseguir que estas reuniones empresariales sean efectivas es parte de su trabajo, y esta coordinación requiere de un alto nivel de liderazgo, empatía y comunicación. Hoy en día, la coordinación de equipos es vital para conseguir sacar el máximo rendimiento a las personas que integran las empresas. Las personas son, sin ninguna duda, el elemento más determinante del éxito de una empresa y, por tanto, de ellas depende su futuro.

Y como no podía ser de otra manera, hemos preguntado a Elena Subiela sobre los pequeños consejos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar una reunión. Nos habla de las siguientes claves para sacar el máximo rendimiento a las reuniones de grupos de trabajo en una compañía:

Antes de la reunión

• El éxito de una reunión de trabajo siempre dependerá de una buena preparación: Tener clara tu meta y conocer de antemano los intereses del resto de participantes de la reunión, harán que juegues con ventaja.
• Es importante hacerse siempre la siguiente pregunta: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? La solución a esta pregunta, además de un orden del día con los temas a tratar, te ayudará a alcanzar tu meta. Es primordial que los asistentes estén siempre informados previamente de los puntos que se tratarán en la reunión para que se puedan documentar sobre el contenido de la misma.

Durante la reunión

• Uno de los grandes desafíos de toda reunión son los tiempos, ya que de ellos depende la productividad de la misma. Está demostrado que las reuniones extensas son menos productivas que las cortas. Evitar los discursos largos por parte de los asistentes, las conversaciones privadas, ejercer de moderador, buscar la agilidad y ajustarse a los tiempos es uno de los pequeños retos de las personas que coordinan reuniones de Alta Dirección.
• Toma siempre nota de los temas acordados. Durante las reuniones surgen conversaciones y divagaciones a los que no siempre es fácil encontrar la solución. Por ello, es importante que anotes los puntos a destacar y las conclusiones alcanzadas para no olvidarte de ningún detalle.
• Fomenta la participación. De las pequeñas opiniones, aportaciones y sugerencias siempre han salido grandes ideas y proyectos, así que trata de mantener a tu equipo abierto a la participación y colaboración. Un equipo motivado siempre dará lo mejor de sí mismo.
• ¡Busca tu objetivo, enfócate en él y persíguelo!

Después de la reunión

• Conviene siempre elaborar un acta con las conclusiones, sintetiza los temas tratados y acordados y házsela llegar a todos los participantes.
• Elabora un plan de acción con las labores que deberá realizar cada participante. Un buen plan de acción ha de tener los siguientes elementos: descripción de la acción, responsable de la misma, plazo y recursos que se necesitarán para llevarla a cabo. El seguimiento de este plan de acción será determinante para que la reunión haya cumplido su cometido.

Siguiendo estos pequeños consejos sobre cómo organizar una reunión empresarial, ¡El éxito está asegurado!